病院事務員の日常

月末は勤務表の締め切り日です。

当院ではだいたい月末28日に次月の勤務表を作成します。

（曜日によって27日とか26日になることもある）

各病棟の師長が紙で作成した勤務表をクラークさんがエクセルに打ち込んでくれます。

私の仕事はクラークさんが作った勤務表を様式９に移し看護基準を計算することです。

計算する、と言っても、「様式9自動計算機能付Excel表」が無償公開されているので、それにコピペするだけです。

勤務表は病棟スタッフが見やすいように日勤は「○」、夜勤入りは「▲」、夜勤明けは「●」などとしているので、ちょこっと変換して様式9にコピペしないといけません。

様式9は勤務時間を数字で入力しないといけないからです。

当院の場合、「○」→上段に「8」、「▲」→下段に「7.5」、「●」→下段に「8.5」と入力しています。

これをいちいちひとつずつやっているのはとーーーっても面倒なので、簡単に変換できるように変換用Excelシートを作成しました。

有給や公休は空白になるように作成しています。

簡単な計算式を入れているだけです。

一度作ってしまえば、簡単にコピペできるので、おススメの方法です。

●「元」になる勤務表

「変換」シートがこんな感じ↓

一番上段には以下のような計算式が入ってます

↓　↓　↓　↓

あとは変換シートをコピーし、様式9に張り付けるだけ～

「夏」や「慶」もありますが、そういった細かい内容まで計算式で対応するのはかえって手間がかかるので、それらは様式９に張り付けてから手作業で消してます。

先日、上司に提出する資料の日付が「明治○年○月○日」になってて、「なんでこんな資料が？」とプチ騒ぎ。

上司はパソコンはそんなに得意じゃないですが、とても頭のいい人です。

ミスが生じると、それがどんなミスで内容によって対処すべき案件かそうでないかを即座に判断したい人です。

なので、毎日提出している資料の日付が「明治○年」と表記されていて、なんだ？と思ったわけです。

エクセルをよく使う人には原因はパッと浮かぶと思います。

エクセルでは数字の「１」を明治33年1月1日として表記しています。

「２」は明治33年1月２日

「３６６」が明治33年1２月３１日

「３６７」が明治3４年1月１日

・・・

「43759」が令和1年10月21日です。

つまり、本日令和1年10月21日は明治33年1月1日から43759日目という計算をして日付を表記しています。

おそらく上司が見た資料は日付の入力をタイプミスしただけと思われます。

これを全く気づかずに上司に提出しちゃう人もどうかなーと思いますが・・・

(´・ω・`)

さて、どうやって説明するかな。

私

ただのタイプミスです

わざわざ「明治」ってタイプミスするなんて変でしょ

そりゃそうだ。

何も考えないタイプの上司ならこんな説明でもOKですが、相手はきちんと理解したい人です。

もうちょっとちゃんと説明しないとダメか。

と言っても、先ほど書いたように「１は明治33年で・・・」という細かい内容までは必要のない立場の方です。

私

えっと・・・エクセルは日付を数字で管理していて、タイプミスで０とか１とか入れると自動で明治になっちゃうんですよ

・・・とりあえずただのタイプミスなんですね。では今後気を付けてください

で、なんとか終了。

おそらく、上司は理解はしていませんが、大したことではないと判断してくれたようです。

この資料は毎日ルーティンのように提出している資料なので、つい、気のゆるみが出てしまいました。

気を付けよっと。

パソコンは時々しか使わない看護師Aさんがポスターを作成していました。

Wordを使って四苦八苦していたので

私

ポスターならWordよりパワポ（PowerPoint）の方が作りやすいですよ

へーそうなんだ。でもここまで作っちゃったしなー

看護師A

私

Wordで作ってるものをパワポにコピペしましょうか？形は崩れるので使えないかもですけどー

ということで、看護師Aさんが作っていたWordを「Ctrl＋Aで全選択→パワポにコピペ」して保存してあげました。

私

使えなかったらすいません(;^_^A

そして、暫くして看護師Aさんから報告をいただきました。

パワポにしたらすごくやりやすかった～助かりました♪

看護師A

よかったよかった。

ポスターはWordよりパワポの方が使いやすい

ポスターのように画像をいろいろなところに貼り付けるなら、断然、パワポを使ったほうがとっかかりやすいです。

もちろん、Wordが得意な人は別ですよ。

ソフトは人によって使い慣れている物がいろいろなため、一概にコレ！とは言えないので、その辺を気を付けながら言葉を発するようにしています。

パソコンにそんなに慣れてないならパワポは画像を移動したり、文字を移動したり、グラフを挿入したりするのがやりやすい。

そうパワポはコンテンツ（画像や図形）の移動が簡単なんです。

何も考えないでドラック＆ドロップで移動できます。

Wordも人手間加えればできますが、その人手間がメンドクサくて分かりづらい。

もともとWordは文書作成のためにあるソフトなので、文書に画像を入れるときは、なるべく文章の邪魔にならないようにというコンセプトで作ってるのかもしれませんね～

レポートや論文などロングな文章を書くときはWordの方がいいですが、1枚きりのポスター、しかもパソコンはあんまり得意ではない、と言う人は、まずはパワポを使ってみてください。

PTAのお便りなんかも簡単に作れますよ。

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エクセルでは行を隠すことができます。

隠すというか「非表示」にするという言い方が正解。

実際は100行あるけど、そんなに使わないので半分は見えないようにしておきたいな

そんな時に使います。

私が一番使うのは、右クリックで非表示を選ぶ方法です。

印刷すると横線が太い

先日、病棟クラークさんが作成した勤務表の横線がやけにぶっとく仕上がっているものがありました。

モニターで見ると太く見えないんだけど、印刷するとやけに太いの。

エクセルの行番号を見ると数字が飛んでいるので、非表示にしていることが分かります。

罫線を確認しても太線は選んでいません。

私

非表示にしてるんですよね？画面上だと太くないですね

そうなんですよ。何で印刷すると太くなっちゃうんだろ（・・、

クラーク

数字が飛んでいるところの行番号をダブルクリックしてもうんともすんとも。

ふむ、なんだろ？

この時、即座に分からず、じっくり考えてみることに。

私

すいません、ちょっと調べさせてもらってもいいですか？

と、ファイルをコピーさせていただき、よーーーく見てみると、

私

あ！非表示じゃなくて行の高さが０（ゼロ）じゃん！！

どうやらクラークさん、行を非表示じゃなくて幅を狭くして、ゼロにして作っていたのでした。

ほほぉ、非表示じゃなくてそんな方法もあるのかぁ～

でも・・・

私

幅を狭くすると元に戻すと高さが変わっちゃうので、なるべくやめてください

と伝えました。

一件落着♪